交通費の領収書を無くした！経費精算を通すための「支払証明書」の書き方とルール

2026/06/15

出張や外回りの営業から会社に戻って、いざ経費精算をしようとしたら…「あれ？交通費の領収書がない！」と青ざめた経験はありませんか？
特に新幹線や特急券など、金額が大きいと「自腹になるかも…」と焦ってしまいますよね。

でも、安心してください。
実は、領収書を無くしてしまっても、 正しい手順を踏めば経費として認められる ケースが多いんです。

この記事では、そんなピンチを切り抜けるための「支払証明書（出金伝票）」の書き方と、会社に提出する際のルールについて分かりやすく解説します。

交通費の領収書がなくても経費精算はできる？

結論から言うと、多くの場合 領収書がなくても経費精算は可能 です。

そもそも、近距離の電車やバスなどの公共交通機関では、毎回領収書をもらうのが難しいですよね。
そのため、税法上でも「通常必要と認められる少額の交通費」であれば、領収書がなくても帳簿への記載のみで経費として認められるルールになっています。

しかし、新幹線や飛行機など、比較的金額の大きい交通費で領収書を紛失してしまった場合は注意が必要です。
このときに活躍するのが 「支払証明書（または出金伝票）」 という書類です。

支払証明書（出金伝票）は、「確かにこの目的で、この金額を支払いました」ということを自己申告するための書類です。
会社指定のフォーマットがある場合が多いですが、基本的には以下の項目を正確に記入します。

記入する際の最大のルールは、 事実を正確に書くこと です。
少しでも高く申請したり、嘘の内容を書いたりすると、 会社のルールに違反してしまうリスク があり、最悪の場合は横領として処分される可能性もあります。
紛失した理由を正直に上司や経理担当者に伝え、ルールに則って提出しましょう。

交通費の精算って、領収書の管理も大変ですが、そもそも「経路を調べて、運賃を計算して…」という作業自体が面倒ですよね。
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交通費の領収書を無くしたピンチを乗り越えたら、次は日々の交通費そのものを見直してみませんか？
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